Pomozite čitatelju - strukturirajte svoje misli u obliku piramide

Prilikom pripreme dokumenta mnogi predstavljaju njegov budući sadržaj, ali nemaju konkretan plan - što reći i kako ga formulirati. Tek počinju pisati, nadajući se da će se struktura pojaviti sama. Rezultat je pogrešna pripovijest koju će čitatelj morati razumjeti.

Razlog preferira red. Čak uređuje slučajne podatke određenim redoslijedom.

Primjer. Stari Grci vidjeli su u zvijezdama nakupine figure životinja, a ne promiskuitetne točke.

Čitajući, osoba automatski pokušava organizirati informacije u obliku piramide, čiji temelj su opravdanja i argumenti koji potvrđuju zaključke. U ovom obliku čitatelju je lakše „probaviti“ informacije.

Primjer. "Sjedala su bila hladna. Skoro sam se sukobio. Italija je izgubila. Bila je to zaista grozna nogometna utakmica. " Takva je „priča“ vrlo loše strukturirana, jer je ključna ideja naznačena na kraju.

Prema strukturi piramide prvo se uvodi generalizacija, a zatim daje argumentacija. Gornja priča lakše je razumjeti ako je drugačije strukturirate.

Primjer. "Bila je to zaista strašna nogometna utakmica: hladna sjedišta, zamalo sam se posvađao, a Italija je izgubila."

Grupirajte slične ideje i zatim svaku grupu izrazite jednom rečenicom

Prilikom gradnje piramide koristite pristup odozdo prema gore: prvo nabrojite sve teze, grupirajući one koje vode do istog zaključka. Zatim svaku grupu izrazite jednom rečenicom. Svaka takva generalizacija je vrh piramide.

Ponovite postupak za preostale grupe. Kao rezultat, glavna ideja cijelog dokumenta bit će izražena u jednoj rečenici. Vaša piramida je spremna.

Primjer. Teze „naša baza kupaca raste“, „svaki kupac kupuje više“ i „povećali smo cijene“ mogu se izraziti jednom rečenicom: „naša prodaja raste“. Zatim ovu generalizaciju možete grupirati s drugima, na primjer, "naši fiksni troškovi su smanjeni" i "naši varijabilni troškovi su smanjeni", a novu grupu izrazite općom rečenicom: "naši prihodi rastu".

Grupiranje i sažimanje je jednostavno, ali morate se pridržavati osnovnih pravila:

1. Svaka misao izražena piramidom treba biti kratki opis grupiranih teza. Nikada nemojte koristiti besmislene generalizacije poput "tri su razloga za ulazak na austrijsko tržište." Ovo je dodatna piska s obzirom na to da se autor nije potrudio čitatelja tri generalizirati.
2. Sažeci u bilo kojoj skupini trebaju biti logički slični i na istoj razini apstrakcije. Odnosno, grupa se ne može sastojati od "jabuka", "voća" i "stola": jabuka i stol logično nisu slični, a "voće" je apstraktni pojam koji se odnosi na višu razinu piramide.

Obrazloženje: Napravite zaključke iz lanca podataka pomoću dedukcije

Svaka generalizacija u piramidi trebala bi stvoriti pitanje kod čitatelja, odgovor na koji će se dati kasnije. Odgovor je formuliran metodom odbitka.

Odbitak je proces obrazloženja u kojem se zaključci izvlače iz pretpostavki.

Primjer. Iz pretpostavki "svi su ljudi smrtni" i "Golijat je čovjek", proizlazi zaključak da je "Goljat smrtno." Zatim možete sažeti cijeli postupak deduktivnog rezonovanja: "Golijat je čovjek, smrtno je."

Za preporuke koristite obrnuti redoslijed odbitka.

Primjer. "Moramo zaposliti kandidata koji može čitati. Kandidat A može čitati. Stoga moramo zaposliti kandidata A. " Dakle, nalog pretpostavke-pretpostavke-zaključka do kraja skriva glavne informacije.Preporuke imaju koristi obrnutim redoslijedom: "Moramo angažirati kandidata A jer nam treba netko tko može čitati, ali može."

Unatoč činjenici da je deduktivno rezonovanje izravni i prirodni proces, ne bi ga trebalo koristiti u složenom zaključku gdje je za potvrđivanje pretpostavki potrebno nekoliko razina opravdanosti.

Ako pokušate opravdati zaključak složenog dokumenta odbitkom, vjerovatno je da će prva pretpostavka imati nekoliko razina opravdanja kroz koje će čitatelj morati "proći" kako bi pristupio drugoj pretpostavci. Tu je logiku vrlo teško slijediti.

Obrazloženje: izvodi se zaključci iz skupine sličnih teza

Ako se generalizacija u piramidi ne može potvrditi dedukcijom, koristite kreativniji oblik obrazloženja - indukciju. Indukcija izvodi zaključak iz skupa ideja, u određenom smislu sličnih.

Primjer. Zaključak "Einstein je bio genij" potvrđuju takve generalizacije "proučavao je teoriju relativnosti", "proučavao gravitaciju" i "proučavao kosmološku konstantu".

U indukciji, logički poredak argumenata nije tako očit kao u dedukciji. Da bi ideja bila intuitivna za čitatelja, redoslijed treba odrediti na osnovi grupiranja. Ako ste grupirali dijelove cjeline, na primjer, odjeljenja poduzeća, organizirajte ih na temelju njihove strukture, slično strukturi organizacije.

Koristite načelo MECE (načelo međusobno isključivih, zajedničkih iscrpnih odredbi). Odnosno, podjele tvrtke neće duplicirati funkcije u nekoliko odjeljenja, ali istovremeno će objedinjeni dijelovi opisati organizaciju bez gubitka ičega.

Ako se grupiranje sastoji od preporuka, poredajte ih kronološkim redoslijedom, počevši od prve.

Primjer. Kada sažmete "Unajmite novog pomoćnika", redoslijed grupiranja: "Postavite slobodno mjesto, pozovite kandidate za intervju i donesite odluku o zapošljavanju."

Ako ste klasificirali elemente na temelju određenih zajedničkih karakteristika, poredajte ih prema razini karakteristika u svakom elementu.

Da biste dali preporuke, pristupite problemu sa sustavnog stajališta i vizualizirajte ga koristeći logična stabla

Poslovne isprave često daju preporuke za rješenje problema. Upotrijebite direktan postupak rješavanja problema za davanje preporuka.

1. Identificirajte problem na jasan, mjerljiv način.

Primjer. „Tvornica svakodnevno gubi tri sata radnog vremena; kako se to može izbjeći? "

2. Otkrijte u čemu je točno problem.

Primjer. "Problem nije u ljudima ili sirovinama, već u opremi: to se ruši svaki dan."

3. Kopajte dublje - saznajte zašto problem postoji.

Primjer. "Polaznici nisu pravilno obučeni." To vam omogućuje prepoznavanje radnji za rješavanje problema. Na primjer, "odredite odgovorne učitelje ili pozovite vanjske učitelje."

Da biste riješili problem, možete ga vizualizirati pomoću logičkog stabla. Logično stablo je pojednostavljeni dijagram veza koje se granaju s lijeva na desno.

Primjer. Stablo profita: riječ "profit" formira deblo stabla i dijeli se na dvije grane: "prodaja" i "troškovi". Podružnice "Troškovi" dijele se na "Konstantne" i "Promjenjive" itd

Na kraju će stablo biti toliko detaljno da će problemi i njihovi izvori postati očiti. U ovom se primjeru može shvatiti da se profit smanjuje zbog većih troškova za određene materijale.

Preporuke za strukturiranje na temelju rezultata koji možete postići

Pronašli ste rješenje za problem čitatelja. Sada ga trebate uvjeriti u akciju. Dajte preporuke što je uvjerljivije moguće.

Dajući preporuku, dajete prijedlog aktivnosti koja ima za cilj postizanje željenog rezultata.Grupnite radnje na temelju rezultata kojemu želite postići, i opišite ga tako da kasnije možete shvatiti je li postignut.

Primjer. Čitatelj želi povećati svoj profit.

Loše strukturirane preporuke izgledaju ovako:

1. Pokazatelji studije:

• produktivnost biljaka;
• zadovoljstvo kupaca.

2. češće provodite obuku:

• osoblje u tvornici;
• prodajno osoblje.

U takvoj strukturi postoje dva glavna problema: prvo, iako grupirane akcije imaju vanjsku sličnost, one imaju za cilj postizanje različitih rezultata; drugo, željeni rezultati moraju biti detaljno opisani kako bi se kasnije presudilo jesu li postignuti.

Dakle, sljedeća struktura je jasnija i uvjerljivija:

1. Povećanje prodaje u sljedećem tromjesečju za 5%:

• ispitati zadovoljstvo kupaca;
• Učite svog prodajnog tima češće.

2. Smanjenje troškova proizvodnje za 2% u sljedećem tromjesečju:

• proučiti produktivnost biljaka;
• Učite osoblje biljke češće.

Radnje su sada grupirane na temelju željenih rezultata. Nakon toga, lako se može prosuditi jesu li ciljevi doista postignuti.

Koristite uvod da biste čitatelju rekli o ključnim točkama u dokumentu u prvih 30 sekundi čitanja.

Svaki bi dokument trebao započeti kratkim uvodom kako bi podstakao interes čitatelja i postavio pozornicu za rješenje problema.

Najlakši način da pobudite interes čitatelja i pomognete mu usredotočiti se na dokument predstavljajući uvod u obliku priče. Započnite s opisom situacije (trenutno stanje), identificirajte problem i na kraju predložite rješenje.

Primjer. Stanje - "ArgonEx razmatra ulaganje u nove rudnike u Austriji." Problem: "ArgonExu je teško ući na novo tržište." Da bi se čitatelj mogao lako složiti s vašim izjavama, i situacija i složenost trebaju mu biti poznate.

Problem bi trebao izazvati čitatelja pitanja poput "Što treba učiniti?". Glavni tekst dokumenta sadrži detaljan odgovor na ovo pitanje, ali u prvih 30 sekundi čitanja trebalo bi se razviti općenito mišljenje o vašem mišljenju.

U uvodu ćete izraziti glavni stav, kao i najvažnije argumente:

Primjer. „(Istaknuti elementi) ArgonEx može ući na austrijsko tržište kupnjom postojećeg tržišnog sudionika, jer (1) rudarske dozvole rijetko se izdaju stranim kompanijama, (2) lokalne rudarske kompanije se prodaju jeftino, a (3) konkurenti su pretrpjeli velike gubitke u sličnim situacijama pokušavajući djelovati sami “.

Upotrijebite zaglavlja i oblikovanje kako biste pokazali strukturu piramide.

Da biste čitatelja vodili kroz strukturu piramide, prvo je demonstrirajte. Najpopularnija metoda su naslovi u kojima se navode razine i skupine ideja. Odjeljcima upotrijebite naglasak na razini piramide, decimalni se brojevi također često dodaju (1, 1.1, 1.1.1). Primjer:

Naziv dokumenta

Ovdje pišu uvod i navode glavni argument, kao i glavne ideje odjeljaka.

1. Prvi odjeljak

Uvijek zamislite bilo koju skupinu naslova i ključnih točaka.

1.1. Prvi pododjeljak

Ideja ovog pododjeljka potkrepljena je sljedećim numeriranim odlomcima.

1.1.1. Potvrđuje ideju prvog pododjeljka

1.1.2. Potvrđuje ideju prvog pododjeljka

1.2. Drugi pododjeljak

2. Drugi odjeljak

2.1. Prvi pododjeljak

2.2. Drugi pododjeljak

Čitatelji u pravilu tečno čitaju naslove, tako da u njih ne biste trebali ulagati glavnu ideju. Držite ih kratkim da izraze suštinu odjeljka. Kada se upotreba naslova čini previše formalnim, pokušajte istaknuti glavne točke, argumente itd. U tekstu.

U vrlo kratkim porukama uvlačenje je najprikladniji način za prenošenje jednostavne strukture. Primjer:

Za poziv u ponedjeljak potrebni su mi sljedeći podaci za Japan:

• Količina prodaje
• Troškovi
• Tržišni trendovi

Koristite jasne prijelaze između skupina argumenata kako čitatelj ne bi izgubio nit

Čak je i najlogičnija struktura piramide beskorisna ako čitatelj ne drži korak s njom. Prelazeći između odjeljaka i pododjeljka, čitatelj mora znati kada se prijelaz dogodi. Jedan je način naznačiti glavne zaključke prethodnog na početku novog odjeljka.

Primjer. Ako u posljednjem poglavlju postoji generalizacija "ArgonEx ima previše zaliha", sljedeće poglavlje o logistici može se započeti na sljedeći način: "Pored previše zaliha, ArgonEx-ovi logistički procesi su neučinkoviti." Tako će čitatelj shvatiti da ste prešli na novi podsegment piramide.

Ako je poglavlje posebno dugo i složeno, prije nastavka, dovršite ga kratkim sažetkom glavnih točaka.

Ako se dokument sastoji od preporuka, možete ga zaključiti jednostavnim i izvedivim odjeljkom „Daljnje akcije“.

Najvažnija stvar

Temeljito strukturirajte svoje misli prije nego što počnete pisati.

Kako učinkovito strukturirati ideje

• Pomozite čitatelju - izgraditi misli u obliku piramide;
• Grupirajte slične ideje, a zatim svaku grupu izrazite jednom rečenicom;
• Obrazloženje: izvući zaključke iz lanca podataka koristeći metodu odbitka;
• Obrazloženje: izvodi se zaključci iz skupine sličnih teza.

Kako dati korisne preporuke

• Pristupite problemu sa sustavnog stajališta i vizualizirajte ga uz pomoć logičkih stabala;
• Sastavite svoje preporuke na temelju rezultata koji možete postići s njima.

Kako riječima izraziti željenu strukturu

• Koristite uvod da biste čitatelju rekli o ključnim točkama u prvih 30 sekundi čitanja;
• Za demonstraciju strukture piramide koristite zaglavlja i oblikovanje;
• Koristite jasne prijelaze između skupina argumenata kako čitatelj ne bi izgubio nit.