"Kako urediti stvari": sažetak Allenove knjige // Sažeci * Nonfixing

Send

Kako urediti stvari bez gubitka raspoloženja

Metoda Getting Things Done (ili GTD) temelji se na razmišljanju o rezultatima i definiranju "sljedećih koraka". Glavna ideja GTD-a pomaže jasno definirati cilj, a zatim svaki korak ka ostvarenju tog cilja. Metoda je pogodna za organiziranje prezentacija na poslu i za planiranje božićne kupnje.

Svaki zadatak treba biti mali da biste ga mogli brzo riješiti, a nedostatak vremena ili motivacije ne bi vas mogao zaustaviti. Ovaj pristup pomaže u postizanju svih vaših ciljeva u životu, pomaže u izbjegavanju stresa.

Kada organizirate projekte primjenom metode GTD, uvijek ćete biti spremni početi raditi na zadatku, bez obzira na to što se oko toga događa i gdje se nalazite. GTD čini sljedeći korak tako jednostavnim za vas da ga ne želite odlagati.

U ovoj ćete knjizi pronaći neke jednostavne alate koje možete koristiti za učinkovit rad i održavanje trezvenog uma; kao i preporuke o tome kakav stav treba razviti kako bi se primijenili osnovni principi GTD-a.

Vaš je mozak alat razmišljanja, a ne uređaj za pohranu

Biti uspješan u svom radu znači biti dobar organizator. To je posebno važno za mentalne radnike za koje je žongliranje desetak zadataka i projekata istodobno svakodnevna stvarnost. Teškoće nastaju kada je zamagljena tanka linija između našeg osobnog i profesionalnog života. To je zato što naš mozak pokušava otkriti neriješena pitanja i podsjeća nas na njih u najnepovoljnijem trenutku - čak i ako bismo se radije pozabavili njima kasnije.

Da bi sve složene informacije o životu bile pod kontrolom, mnogi od nas tretiraju svoj mozak poput ladice za stol ili bilježnice. Zloupotrebljavamo mozak, prisiljavajući ga da pohranjuje sve vrste informacija. Začepavajući glave informacijama o nedovršenim zadacima, predstojećim sastancima i ostalim obvezama, bezobzirno gubimo sposobnost mozga da razmišlja, što otežava koncentraciju na pravi posao.

Da bismo djelovali što učinkovitije, moramo osloboditi svoj um od svega što nije povezano sa zadatkom koji obavljamo u određenom vremenskom trenutku. Iskoristite 100% sposobnosti svog uma da se usredotočite na zadatak.

Ako želite jasno razmisliti, potrebna vam je pouzdana "košarica za prikupljanje materijala" izvan vašeg uma

Naš mozak ima jedno neugodno svojstvo - nikada ne dopušta da zaboravimo o čemu trebamo voditi računa. Stalno nas "bombardiraju" novim informacijama, koje također zauzimaju mjesto u našem umu. Svaka nova ideja, svaka uspomena i svaki problem koji smo zaboravili riješiti odvlače nas od glavne djelatnosti.

Uvijek koristite takozvanu "košaru za prikupljanje materijala": mjesto izvan vašeg uma gdje možete staviti bilo kakve vanjske informacije ili ideje. Točno ćete znati gdje ćete pronaći informacije kasnije, kad budete imali vremena za njih. To vam omogućuje da se u potpunosti usredotočite na pisanje pisma, razgovor s kolegom ili košenje travnjaka.

Vaša "košarica za prikupljanje materijala" može biti bilježnica, popisi na vašem računalu / telefonu ili čak kutije u koje možete stavljati predmete i dokumente. Vaša košarica (ili košare) za prikupljanje materijala trebala bi se nalaziti u blizini - tako da će vam biti lako izvući informacije koje biste inače nakupili u glavi.

Izvadite smeće svaki tjedan - ispraznite sve vanjske "košare"

Da bi sustav nesmetano funkcionirao, morate ga podržati. Razvijte naviku pregledavanja i pražnjenja košarice jednom tjedno. Sustav „košarice za prikupljanje materijala“ funkcionira jer daje umu odmor s pouzdanjem da neće izgubiti ili zaboraviti niti jednu važnu informaciju.

Ako se sustav ne ažurira, prestaje biti pouzdan, a mozak postaje budan i prestaje vjerovati u njega. Čim se to dogodi, podsvijest će se opet početi odvraćati od neriješenih problema i nezavršenih zadataka. Pažljivo trebate razmotriti sve svoje zadatke i urediti stvari, vodeći se sljedećim pravilima:

Precrtajte nevažne zadatke s popisa.
Ako problem možete riješiti vrlo brzo (u dvije minute ili manje) - učinite to odmah.
Važne podatke čuvajte na sigurnom mjestu. Ako je to sastanak, projekt ili određeni zadatak, prenesite ga na odgovarajući popis.
Redovito „čišćenje košarica“ jedini je način da osigurate pouzdane performanse i izbjegnete stres.

Praznjenje "košarice", sortirajte materijal po popisima

Bez obzira na to kako se materijal u vašoj "košarici" razlikuje, ne morate ga razvrstavati i razvrstavati u odvojene "kutije" ili popise.

Većina obveza ne funkcionira jer se pretvaraju u "salatu" zadataka, misli i informacija. Popisi trebaju sadržavati samo konkretne, izvedive zadatke, ali u njih sve neselektivno zapisujemo i zato je vrlo lako izgubiti iz vida pojedine izvedive zadatke.

Kako organizirati predmete u svojoj košarici?

Izbrišite sve što je nevažno, riješite male zadatke i dodajte sastanke ili rokove u svoj kalendar.
Ako je ovo složen posao (to jest zahtijeva provedbu nekoliko određenih zadataka), uključite ga u projekt s jasnom svrhom.
Svi ostali zadaci trebaju biti uključeni u popis Sljedeće radnje.

Popis projekata nudi pregled svih vaših tekućih projekata.

Projekti su ključna komponenta svakog sustava poboljšanja produktivnosti. Projekt je željeni rezultat koji zahtijeva rad u više koraka. Da biste odredili koji bi se zadaci projekta trebali sastojati, zamislite rezultat koji želite postići i opišite željeni rezultat u jednoj rečenici. Razmišljanje o rezultatu pomaže u formuliranju određenih zadataka koji će vas približiti postizanju cilja projekta.

Popis sadrži sve projekte koji bi trebali biti završeni u bliskoj budućnosti. Ovo će vam pomoći da pratite i kontrolirate sve tekuće projekte, povećaćete produktivnost i opustite se.

Ažuriranjem popisa tjedno provjerite je li svaki projekt zakazao korak po korak. Sve akcije koje čine projekt spadaju u popis "Sljedeće akcije". To su specifični zadaci kojima se može postići bilo koji cilj.

Zamijenite svoj dnevni popis obveza svojim kalendarom i popisom Sljedećih radnji.

Dnevni popisi tekućih poslova nisu učinkoviti - izobličuju vam osjećaj za vrijeme, zavaraju vas i čine da vjerujete da zaista imate vremena za sve gore navedeno u jednom danu. Takvo nerealno planiranje dovodi do razočaranja, gubitka vremena i sudbine na propast onoga što radite unaprijed.

Mnogo učinkovitija metoda je rad s kalendarom i popisima Sljedeće radnje. Kalendar služi samo jednoj svrsi: bilježiti sastanke. Sve što je povezano s određenim danom ili satom - sastanak ili posjet liječniku - treba zabilježiti u kalendar.

Sve ostale zadatke ili određene korake stavite na popis Sljedeće radnje. Omogućuje vam da brzo odlučite koji su zadaci najrelevantniji i imate li vremena za njihovo rješavanje.

Bez obzira gdje se nalazite, uvijek biste trebali imati sa sobom popis "Sljedećih radnji". Ovo će vam pružiti mogućnost da odaberete koji zadatak ima smisla riješiti.

Ako ste dobro planirali i unaprijed odabrali zadatke, neće vam biti teško odlučiti se koji se ima smisla baviti.Zamislite da ste na aerodromu i let vam kasni za sat vremena. U ovoj situaciji zapitajte se:

Koji zadatak sada odabrati?
Koji zadatak mogu završiti u dodijeljenom vremenu?
Za koji zadatak imam dovoljno energije u datom trenutku?
Koji zadatak ima najveći prioritet?

Ako imate previše planiranih zadataka, ima smisla raspodijeliti ih na više popisa i spremišta. Na primjer, jedan se popis može pohraniti na pametni telefon, a drugi na računalo. Razvrstavši zadatke na ovaj način, znat ćete koji možete izvoditi za svojim stolom ili sastankom ili dok čekate u zračnoj luci.

Liste čekanja bit će korisne za rad s drugim ljudima.

Svi trenutni projekti trebaju biti navedeni na popisu projekata. Kada koristite popis "Sljedeće radnje", možete biti sigurni da dosljedno radite na zadacima, a svaki od njih bliži se kraju vašim projektima.

U većini slučajeva trebalo bi se osloniti na druge ljude koji su odgovorni za pojedine dijelove svakog projekta. Ali to ne znači da biste trebali odustati od nadzora nad napretkom bilo kojeg od svojih projekata.

Kad god ovisite o radu drugih ljudi - čekate izvješće od nekoga da nastavi raditi na prezentaciji - vrijedno je voditi popis "U tijeku". Tako možete zabilježiti sve što bi vam drugi ljudi trebali pružiti, zajedno s rokovima.

Ažuriranjem ovog popisa svakog tjedna vidjet ćete tko i kako radi svoj posao. Imat ćete novi specifičan zadatak: podsjetiti ovu osobu na obvezu.

Ako vam ovaj zadatak traje ne više od dvije minute, obavite ga odmah. Ako ne, dodajte ga popisu "Sljedeće radnje" ili nekom od specifičnijih popisa i na ljubazan način podsjetite osobu da još uvijek čekate njegovo izvješće.

Spremite podatke za određeni dan u kalendar ili kabinet datoteka

Možete planirati mnogo stvari unaprijed, ali ponekad morate pričekati s određenim informacijama prije nego što materijale iz svoje „košarice“ pretvorite u određene zadatke ili sastanke.

Primjer. Ako planirate zanimljiv sajam, možda biste trebali pričekati malo i vidjeti njegove sudionike prije nego što odlučite ima li smisla prisustvovati mu. Ako vam takve informacije nisu dostupne unaprijed, tada je najbolje odgoditi odluku.

U slučajevima kada nemate izbora i morate sve planirati u zadnji trenutak, dobro će doći sljedeće strategije:

Postavite sebi podsjetnik za određeni dan u kalendaru.
Zadržite datoteku koja vam pomaže da pristupite pravim informacijama u pravom trenutku.

Kartonska datoteka vrlo je točan i logičan sustav. Sastoji se od 43 datoteke: 31 datoteka za dane u mjesecu i 12 za mjesece u godini. Svakog dana moći ćete provjeriti dokumente, podsjetnike ili materijale „poslane“ sebi.

Da bi sustav radio, morate ga svakodnevno koristiti i ažurirati, a to je najteže.

Za ideje koje bi u budućnosti mogle postati relevantne, dodajte ih na popis Jednom / Možda.

Ovaj popis uključuje sve ono što nije na popisima "Sljedeće radnje" ili "Projekti", ali to se ne bi smjelo miješati u glavu. Popis Jednom / Moguće sadrži sav materijal koji još niste pretvorili u konkretne ideje ili zadatke. Ne podcjenjujte njegove prednosti. Omogućuje vam praćenje projektnih ideja koje bi u budućnosti mogle biti izuzetno važne. Ideje na ovom popisu mogu se podijeliti u skupine. Na primjer:

"Putovanja koja bih željela napraviti";
"Vina koje bih željela probati";
"Glazbu koju bih želio slušati."

Kao i „Sljedeći koraci“, „Jednom / možda“, popisi će vam pomoći da pronađete potrebne informacije u pravo vrijeme. Popisi su pouzdaniji od vaše vlastite memorije.

Popis Jednom / eventualno treba redovito pregledavati i ažurirati ako ga želite učinkovito koristiti.

Organizirano radno mjesto i tjedna revizija vašeg sustava poboljšava produktivnost

Svi popisi materijala trebaju biti dostupni sa vašeg radnog mjesta. Stvorite "upravljačku kabinu" - funkcionalni mobilni sustav za pristup informacijama, gdje god se nalazili. Izuzetno je važno stvoriti popisni i datotečni sustav koji možete ponijeti sa sobom kamo god krenuli: čak i ako ste zaglavili u zračnoj luci ili u snježnoj oluji, i dalje možete biti produktivni.

GTD tehnika omogućuje vam da se osjećate mirno i kontrolirate sve trenutne projekte: pratite njihov napredak i provjerite kreću li se prema naprijed.

Vaš sustav produktivnosti mora uvijek ostati relevantan i cjelovit. Vaš će se um opustiti i moći će se u potpunosti usredotočiti na zadatak samo ako imate povjerenja u svoj sustav.

Pregledavajući sve svoje popise na tjednoj osnovi, uvjerit ćete se da vaš sustav ostaje funkcionalan - svaki trenutni projekt povezan je s najmanje jednom „Sljedećom radnjom“ na relevantnom lako dostupnom popisu. Imat ćete opću ideju o svemu što se događa. Revizija pomaže vidjeti "šumu" bez gubitka vida "drveća".

Koliko vremena ćete potrošiti na tjedni pregled ovisi o tome koliko vremena vam je potrebno da biste se osjećali sigurno i izgradili povjerenje u sustav.

Planirajte tjedni pregled, poput petka navečer. To će vam omogućiti da zatvorite posao i odete za vikend s bistrom glavom i osjećajem kontrole.

Prirodno planiranje pojašnjava ciljeve i sljedeće korake vaših projekata

Izrada projekata prilično je neprirodan i nelogičan proces. Morate razmisliti i planirati sve korake unaprijed, još ne zamišljajući jasan cilj. Koristite prirodnu metodu planiranja koja odražava vaše svakodnevne aktivnosti.

Primjer svakodnevne akcije: gladan ste i formirate nejasan cilj („moram nešto pojesti“), a zatim to odredite („želim pizzu“). U ovom se trenutku u vašoj glavi pojavljuje nekoliko ideja kako postići ovaj cilj ("Mogu peći pizzu, ili je naručiti, ili otići u restoran"). Svi koraci koje trebate poduzeti na tom putu postaju sami po sebi razumljivi.

Primijenite takav način razmišljanja na svoje stvarne projekte: započnite s najkonkretnijom definicijom svrhe. Nikad ne boli trošiti vrijeme na postavljanje ciljeva, jer o tome će ovisiti svi sljedeći postupci. Kad je cilj jasan, um će automatski započeti brainstorming. Tako možete smisliti ideje potrebne za postizanje cilja. Dobra taktika je započeti brainstorming „izvana“; na primjer, zapišite i spremite svoje ideje na papir.

Jednom kada prikupite sve svoje ideje, trebate ih organizirati i grupirati, a zatim identificirati konkretne radnje potrebne za dovršetak projekta.

Prirodno planiranje uvelike pojašnjava rad na projektu i čini ga zanimljivim, brzim i intuitivnim.

Najvažnija stvar

Kako raditi efikasno i s bistrom glavom?

Vaš je mozak alat za razmišljanje, a ne uređaj za pohranu. Ako želite jasno razmisliti, potrebna vam je pouzdana "košarica za prikupljanje materijala" izvan vašeg uma.
Izvadite smeće svaki tjedan - ispraznite sve vanjske "košare".
Prilikom razvrstavanja "košara" sortirajte materijal prema tematskim popisima.

Jednostavni alati Sastavljanje GTD metode

Popis „Projekti“ nudi pregled svih vaših tekućih projekata.
Koristite popis kalendara i narednih radnji umjesto dnevnog popisa obveza.
Liste čekanja vrlo su korisne kada radite s drugim ljudima.
Spremite podatke za određeni dan u kalendar ili kabinet datoteka.
Sve potencijalno zanimljive ideje treba dodati na popis Jednom / Po mogućnosti.
Organizirano radno mjesto i tjedni pregled vašeg sustava neophodni su za produktivan rad.