Odmor: kako se ne pretvoriti u "potjeranog konja"
Uspostavite kompetentan odmor tijekom radnog dana i nakon radnog vremena. Na primjer, 5 minuta svaki sat.
Tijekom odmora odvratite pažnju da biste bolje obnovili snagu. Umjesto surfanja Internetom, prošetajte se ili napravite neke vježbe.
Učinite lijenost kreativnom. Tijekom razdoblja lijenosti, napunite mozak informacijama o važnoj kreativnoj temi za vas i budite 100% lijeni, ne pokušavajući riješiti probleme i ne vas muče kajanje.
Povećajte učinkovitost spavanja tako što zaspite i probudite se prema režimu i optimizirate njegovo trajanje. Naš san se sastoji od nekoliko ciklusa koji traju 1-1,5 sati. Kad je vrijeme spavanja višestruko dulje od ciklusa, buđenje je mnogo lakše. Prije odlaska u krevet, prozračite sobu, nemojte se mučiti i isprazniti mozak od dnevnih briga - prošetajte ili pročitajte umjetničku knjigu.
Koristite "mikro-spavanje" tijekom radnog dana. Ljudski bioritmi imaju dva uspona i padova tokom dana. Prvi pad događa se oko 13-15 sati, drugi - u večernjim satima. Ako odmarate 10-15 minuta tijekom prve recesije, posao će proći mnogo učinkovitije.
Motivacija: kako se nositi s neugodnim zadacima
Da biste brzo dovršili složene i neugodne zadatke, naučite ih prilagođavati pomoću "sidra", materijalnih veza - glazbe, boja, rituala. No, ne koristite "sidro" povezano s radom na odmoru.
Koristite "švicarsku metodu sira" - zadatak obavljajte ne logičnim redoslijedom, već proizvoljno. Nakon nekog vremena u „siru“ se formira toliko rupa da će ga biti vrlo lako „pojesti“.
Razdvojite zadatak na nekoliko dijelova i ohrabrite se popunjavanjem jednog dijela. Svakodnevno pojesti barem jednu "žabu" - dovršite jednostavan, ali neugodan zadatak. Tipično se takvi zadaci gomilaju i postaju problem. Ako se odlučite za jedno od njih svako jutro, brzo će završiti i pružiti dobro raspoloženje za cijeli dan.
Razdvojite "slonove" (velike zadatke) na "odreske" (dijelove). Ako je zadatak ogroman i nemoguć, podijelite ga na izvedive dijelove. Izmjerite vrijeme provedeno na obavljanju zadataka slona. Fiksacija kvantitativnog pokazatelja gura osobu na akciju.
"Spalite brodove" - stvorite situaciju kada je nemoguće odbiti nijedan zadatak. Takve situacije omogućuju nekim vrstama ljudi da rade učinkovitije.
Vodite tablicu dnevnih poslova i zabilježite dovršene zadatke. Prevelike razlike u bilo kojoj stavci aktivirat će vas alarm i natjerati vas da učinite potrebno.
Napravite pinarik kalendar. Na gornji redak napišite brojeve koje ste živjeli godinama, na dnu - budućnost, a u redove tablice - dane u mjesecima. Svakog jutra, dolazeći na posao, prekrižite polovicu dana. Navečer - drugo poluvrijeme. To će vam pomoći da osjetite kako prolazi vrijeme.
Ciljevi: kako približiti snove stvarnosti
Definirajte misiju, artikulirajte osobne vrijednosti i postavite dugoročne ciljeve. Umjesto "reaktivnog" pristupa - reakcije na vanjske okolnosti, koristite "proaktivno" - gradite svoj život onako kako želite, aktivno utjecajte na događaje.
Da biste odredili svoje ciljeve, zamislite kako želite vidjeti svoj dan za nekoliko godina. Pokušajte se riješiti nametnutih maraka - skupih automobila, satova i drugih atributa - ako nisu za vas prava vrijednost.
Definiranje vrijednosti pomoći će u "memoaru". Zapišite u njemu glavne događaje u životu. "Memoir" će vam omogućiti da napravite popis ključnih vrijednosti i potaknut će vas da svakodnevno provodite nekoliko minuta na pitanju Glavne.
Izradite osobnu misiju u obliku epitafa. Što će se promijeniti u svijetu i ostati će nakon vas kad sve bude gotovo?
Potražite svoj poziv. Ako možemo promijeniti misiju, tada poziv nije. Zvanje je kada shvatite da, osim vas, nitko neće uzeti ovu košaricu. To može biti ne samo revolucionarno otkriće, već i jednostavna životna zadaća.
Identificirajte 5-7 ključnih područja vašeg života kako biste vidjeli opću strukturu i uspostavili sklad različitih aktivnosti. Karta ključnih područja izgleda poput stabla. Umjesto kaosa sitnih djela, postoje jasne grane s lišćim djelima.
Grafikon životnih ciljeva za ključna područja i buduće godine kako biste pratili kuda i kako se krećete. Ponekad je teško razumjeti što želite, ali bolje je pogriješiti i naknadno prilagoditi planove nego shvatiti nakon godina kad je vrijeme prošlo i ništa nije postignuto.
Najbliže i najrazumljivije ciljeve učinite mjerljivim tehnikom SMART:
- Specifičan - specifičan
- Molakšljiv - mjerljiv
- chievable - dostižan
- Realistički - relevantno
- Time-vezano - vremenski ograničeno
Jasno definirajte što želite i u kojem vremenskom okviru, a zatim to izrazite u novčanom obliku.
Radni dan: kako ga organizirati u brzom svijetu
Kontekstualno i srednjoročno planiranje prema metodi "Dan - tjedan" pomoći će vam da uvijek ispunite svoje rokove.
Zadaci koje je teško vezati za određeno vrijeme, prikladan kontekstualni pristup. Za svaki takav zadatak stvorite zasebnu stranicu dnevnika ili kategoriju zadataka u računalnom sustavu planiranja.
Za timski rad prikladni su kontekstualni planovi za planiranje, gdje su projekti navedeni u redovima, a članovi tima u stupcima. Na njihovom sjecištu navedeni su zadaci. Voditelj će odmah vidjeti zadatke za koje je podređeni odgovoran i pitanja o kojima je potrebno razgovarati.
Zadaci s krajnjim rokom učinkovitije se planiraju za godinu, tjedan i dan, poštujući pravila za kretanje zadataka između sekcija. U večernjim satima, kada planirate sljedeći dan, pregledava se odjeljak "Tjedan". Sve relevantno prenosi se u odjeljak "Dan". Pri planiranju sljedećeg tjedna prikazuje se odjeljak "Godina".
Ovaj pristup omogućuje vam da se ne gurate u tijesan okvir i osigurava da će se željeni zadatak pamtiti tijekom pregledavanja odjeljka "Godina" i "Tjedan".
Odjeljak "Tjedan" može se nadopuniti sljedećim alatima za planiranje.
- Popis zadataka za sljedećih nekoliko tjedana na zasebnoj stranici dnevnika.
- Popis zadataka na naljepnicama u posebnom odjeljku dnevnika. Pregledavajući odjeljak svakodnevno, u dnevniku prenesite naljepnice sa "zrelim" zadacima.
- Pregled rasporeda redovitih zadataka.
- Odbor za planiranje sa zadacima za narednih nekoliko tjedana.
- Planiranje s popisom "fleksibilnih" zadataka za tjedan dana pored "krute" vremenske rešetke ili kartice s "fleksibilnim" zadacima.
Odjeljak "dugoročni" je "strateški karton" s popisom ključnih ciljeva za sljedećih šest mjeseci i godinu dana. Može sadržavati:
- plan ključnih događaja za godinu;
- rokovi za ključne projekte;
- popis malih zadataka s dugim rokom koji nisu spadali u kontekstualne odjeljke dnevnika;
- raspored rođendana, nezaboravne datume itd.
Slično principu "Dan - tjedan", možete organizirati rad zaposlenika na planiranom odboru. Da biste to učinili, navedite zaposlenike u stupcima, planiranje horizonta u redovima i zadatke na njihovom sjecištu.
Za kontrolu rutinskih zadataka korisna je tablica u redovima kojih su ta pitanja navedena, a u stupcima - vrijeme za koje ih je potrebno dovršiti. Na raskrižjima se bilježe izvršena i poništena djela. Preskakanje takvog zadatka ne igra veliku ulogu, ali velik broj preskoka odmah će postati uočljiv.
Da biste ispunili dugoročne zadatke, odredite koliko će se vremena dnevno potrošiti na njih i unesite ih u tjedni plan.Da biste to učinili, uzmite ukupnu količinu posla, produktivnost rada i izračunajte koliko vremena ćete potrošiti na zadatak. Zatim podijelite ovo vrijeme na dijelove i implementirajte ih u tjedni plan.
Planiranje: kako ispuniti rokove
Postavite osobni sustav planiranja radnog dana pomoću "teških" i "fleksibilnih" zadataka. Dopustite 10 minuta da stvorite cjelovitu sliku zadataka za dan. Plan dana mora biti prikupljen na jednom mjestu i mora biti u pisanom obliku. Odaberite format i medij po vašoj želji. Glavno je da ga stvarno volite i da biste mu se željeli vratiti.
Tijekom dana, prilagodite plan prema okolnostima. Izrađeni plan nije dogma, potreban je za promjenjive situacije.
Nabavite "stratešku karticu" s ključnim dugoročnim ciljevima. Na istom listu možete napisati zadatke koji nisu vezani za određeni dan, tako da su uvijek pred vašim očima; vodi popis trenutnih kontakata; napisati „teme za razmišljanje“ itd.
U danu, odvojite "tvrde", "fleksibilne" i "proračunske" zadatke.
- "Tvrdo" - vezano za određeni trenutak.
- "Fleksibilan" - nije vezan za točno vrijeme.
- "Proračunski" - veliki i važni zadaci, dugotrajni, koji nemaju stroge rokove.
Planirajte naporne, zatim proračunske, a zatim fleksibilne zadatke.
Označite 2-3 prioritetna zadatka na popisu i počnite raditi s njima. Prioritetni slučajevi uključuju hitno i nadgledanje rada podređenih. Izvođenje zadataka ovim redoslijedom omogućit će vam da napravite najvažnije stvari, čak i ako neki manje prioritetni zadaci ostanu neispunjeni.
Planirajte teške sastanke s rezervom vremena. Koordinirajte s partnerima točnost s kojom morate doći na sastanak.
Rezervirajte višak informacija u slučaju da sve pođe po zlu. Tako ćete uštedjeti vrijeme ako vas partner ne upozna, snimljeni mobilni telefon neće biti dostupan, a noću neće biti ni jednog taksija na aerodromu.
Prioriteti: kako ukloniti višak i pronaći vremena za glavno
Naučite filtrirati nepotrebne stvari i istaknuti ključne zadatke. Proširite svoj arsenal strategija napuštanja kako biste očistili svoj život nepotrebnih stvari. Naučite druge na čvrsto "ne" bez objašnjenja.
Koristite "zdrave gluposti" i odložite nepotrebno poslovanje što duže. Često se jednostavno ne postigne njihova primjena.
Kupite vrijeme zapošljavanjem profesionalaca. Istodobno, ne možete zaposliti stalne pomoćnike, već se ograničiti na jednokratne usluge.
Kada davate zadatke podređenima, nemojte ih opterećivati obvezom da vas podsjećaju na njih. Sami napravite pregled zadataka i pratite njihovu provedbu.
Upotrijebite ponderirane procjene da biste postavili prioritete zadacima. Definirajte kriterije i značaj svakog od njih, tako da ukupno daju 100%. Zatim procijenite zadatak prema svakom od kriterija, pomnožite procjene po značaju, dodajte i dobijejte konačnu ocjenu. Zatim razvrstajte zadatke prema ovim procjenama.
Informacije: kako kontrolirati kreativni kaos
Uvedite tehnike filtriranja, pohrane i kretanja na mreži kako biste svoje podatke držali pod kontrolom.
Češće se vraćajte ključnim informacijama - napišite brojeve stranica, misli, napravite fotokopije, nacrtajte dijagrame.
Iskoristite svoje znanje u praksi i tek onda počnite čitati sljedeću knjigu.
Dajte prednost svom procesu čitanja - bolje je pažljivo pročitati nekoliko ključnih poglavlja nego površno proći kroz cijelu knjigu.
Filtrirajte informacijsko smeće koje ste dobili iz medija - pokušajte dobiti samo one informacije koje su vam potrebne. Snimajte programe i gledajte ih u pogodno vrijeme i bez reklamiranja, provodite manje vremena ispred televizora ili interneta.
Upotrijebite e-poštu za koju nije potrebna internetska prisutnost. Možete pisati, a primatelj je pismo pročitao u pogodno vrijeme.
Savladajte metodu slijepog ispisa s deset prstiju - počet ćete brzo pisati i uštedjeti puno vremena.
Isključite obavijest o novoj pošti koja odvraća od tekućih poslova. Provjerite poštu 3-4 puta dnevno. Dogovorite se s kolegama o jasnom vremenu inspekcije. Postavite automatsko razvrstavanje e-pošte i obratite pažnju redoslijedom.
Koristite mape e-pošte kao alat za kontrolu dana i tjedna. Raspodijelite slova među tematskim mapama i ostavite u mapi „Inbox“ ne više od 15-20 najvažnijih poruka.
"Rastite" red u dokumentaciji metodom ograničenog kaosa:
- Stvorite "mjesto kaosa" - ulazni pogon, na kojem su pohranjeni svi dokumenti.
- Očistite "mjesto kaosa" odabirom najprimjerenijih vrsta dokumenata i "mjesto reda" počeće se formirati u blizini mjesta kaosa.
Nabavite dosje misli. Akumulirane misli mogu se međusobno kombinirati i stvoriti nove. Dok razvijate bilo koje ideje, istaknite ih u zasebnim smjerovima.
Organizirajte informacijski prostor u skladu sa strukturom ljudske pozornosti. Svijest može raditi sa samo jednim objektom, podsvijest - sa 5-9, podsvijest - s beskonačnom količinom. Ako nešto približite središtu svoje pozornosti, svakako odmaknite nešto od sebe. Ovo će optimalno potrošiti vašu pažnju.
Na radnoj površini odaberite područje za 5–9 glavnih trenutnih zadataka, ulaznih i odlaznih pogona, kontekstnih ladica i kontrolnih ladica prema metodi „Dan - tjedan“. Na kraju radnog dana složite dokumente s odlaznog pogona u tematske mape.
Apsorberi: kako pronaći rezerve vremena
Koristite tehnike otkrivanja apsorbera kako biste iskoristili vremenske rezerve. Pratite svoje vrijeme 2-3 tjedna da biste razumjeli na što ga trošite. Otprilike jednom na sat, zabilježite sve slučajeve s točnošću od 5-10 minuta. Označite male prijelome kvačicama na marginama.
Oblikujte 2-3 kvantitativna pokazatelja učinkovitosti i pratite ih u dinamici. Čim započnete vizualno popravljati kvantitativni pokazatelj, započet će se mijenjati na bolje.
Periodično ponavljajte mjerenje vremena kako biste ostali u dobroj formi i na vrijeme ispravili poremećaje u vašem osobnom proračunu.
Tipična rezerva je vrijeme putovanja. Ispunite prijevoz i vrijeme putovanja aktivnostima koje su korisne za vas.
Imati plan za više tehničke sile. Računalo se pokvarilo - napravite ono za što niste imali dovoljno vremena. Svakako napravite sigurnosnu kopiju važnih podataka.
Održavajte sastanke efikasnije:
- Definirajte format sastanka i ne miješajte različite formate u jednom sastanku.
- Odredite krug sudionika, voditelja koji usmjerava raspravu i donositelja odluka, te tajnika koji sastavlja zapisnik;
- sastaviti popis pitanja za raspravu;
- odrediti trajanje sastanka i imenovati osobu odgovornu za to vrijeme;
- organizirati stanje, opremu i distribuciju informativnog materijala;
- sva pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku, predstavljena u obliku dijagrama;
- zabilježite i pošaljite donijete odluke kako biste im se mogli vratiti na sljedećem sastanku.
Imajte na umu da sustav upravljanja vremenom zahtijeva stalno poboljšavanje.
„TM-Bacillus“: kako prenijeti TM-ideju drugima
Nećemo postići 100% efikasnost ako ne koordiniramo svoje osobno upravljanje vremenom s ljudima oko nas. Donesite "TM-Bacillus" drugima kako bi pametno iskoristili vrijeme. Izračunajte cijenu svog vremena i borite se za to ne manje rigidno nego za novac.
Nudite TM ideje svom menadžeru, pokažite njihovu korisnost za poslovanje, a ne za vas udobnost. Započnite s alatima koji su korisni i jeftini za kuhara. Zamislite ih "na djelu", a ne teoretski. Vaša bi ideja trebala doći sama do glave - to će olakšati njeno usvajanje.
Uvjerite podređene u učinkovitost upravljanja vremenom osobnim primjerom. Motivirajte njegovu upotrebu - zaposlenici moraju razumjeti zašto je potrebno vrijeme i njime se može upravljati. Redovito nudite novu opremu.
Primijenite TM tehnologiju postupno koristeći najmanje alata. Osmislite jednostavnu i brzu mrkvu i štapiće. Isprobajte tehnike na jednom zaposlenom ili jedinici tako da svi vide stvarne prednosti i nedostatke.
Kako biste primijenili upravljanje vremenom u osobnim odnosima, naučite pregovarati. Ne pokušavajte partneru nametati svoje sklonosti, tražite kompromise koji vam omogućuju da uzmete u obzir ukus obje strane.
Uzmite vremena da obnovite energiju i radnu snagu. Očito za vas ponekad nije takva za drugu osobu, zato jasno objasnite ili zapišite principe odnosa.
Ponudite djeci upravljanje vremenom u obliku igre, razvijajući "proaktivan" pristup životu u njima.
TM manifest: od instrumenta do ideologije
Primjena tehnika upravljanja vremenom bez razumijevanja ideologije omogućit će vam da koristite samo mali dio njihovih mogućnosti. Ali razumijevajući ideologiju TM-a, naučit ćete kako upravljati svojim osobnim vremenom i prijeći na novu razinu.
Upravljanje vremenom je sustav na više razina koji može promijeniti vrijednosti neke osobe. Od tehničkog upravljanja vremenom, prijeći ćete na razmišljanje o svojim ciljevima i prioritetima.
Aksiomi upravljanja vremenom:
- uvijek imate slobodu izbora;
- samo ste vi odgovorni za svoje postupke i izbore;
- bez stalnog razvoja ti si samo ameba.
Čak i male radnje mijenjaju svijet na bolje. Razvijajte se, krećite se, nikad se ne zaustavljajte.